ICT-projecten bij de overheid: hoe het anders kan

Vaak lees je in de krant dat bij de overheid alweer een ICT-project mislukt is. Om dat te voorkomen, gebruikt Wing een speciale aanpak. Daarbij wordt de benodigde ICT in interactie met beleid en uitvoering ontwikkeld. Deze aanpak was succesvol in het prijswinnende ICT-project AERIUS.

Om ICT-debacles te voorkomen en het gat te dichten tussen beleid en uitvoering – waaronder de ontwikkeling van de benodigde ICT – werkt Wing met overheden en bedrijfsleven volgens de AERIUS-aanpak. AERIUS is het online rekeninstrument dat voor het Programma Aanpak Stikstof (PAS) is gemaakt. Momenteel wordt het doorontwikkeld voor ruime toepassing in de leefomgeving.
Het systeem is erg gebruiksvriendelijk en heeft om die reden een belangrijke ICT-prijs gewonnen . Om het PAS te kunnen vormgeven en tegelijkertijd de uitvoering van het programma mogelijk te maken, is het ICT-instrumentarium AERIUS namelijk parallel aan de beleidsontwikkeling ontworpen.

Werkenderwijs

Maar… de beleidsmakers vroegen al om het ICT-instrumentarium terwijl ze nog helemaal niet wisten wat ze precies wilden. Dat is toch vragen om problemen? Uiteindelijk bleek juist deze aanpak een gouden greep. Door de ontwikkeling van AERIUS met de beleidsvorming te laten meelopen, werden de consequenties van verschillende beleidsopties al snel inzichtelijk. Sterker nog, doordat ook gebruikers die later in de uitvoeringsfase aan de slag moesten in dit proces betrokken waren, werd werkenderwijs alvast duidelijk welke consequenties bepaalde bestuurlijke voornemens zouden kunnen hebben voor de uitvoering. Bijvoorbeeld hoe de uitvoering eruit kón – of soms zelfs móest – gaan zien. Uit dit inzicht kon soms een aanpassing van het beleid in wording volgen om de uitvoering ervan überhaupt mogelijk te maken.

Bandbreedte

Deze werkwijze vroeg offers van alle partijen. Voor het beleid was het behulpzaam om tijdens de beleidsontwikkeling al gebruik te kunnen maken van de eerste rekenresultaten. Maar het betekende ook dat het beleid zich veel intensiever moest bemoeien met het ICT-proces. Bovendien gaf het AERIUS-projectteam de bandbreedte aan voor koerswijzigingen van het beleid. Dat vroeg veel vertrouwen over en weer.

Flexibel en vasthoudend

De mensen in de uitvoering moesten zich inleven in het verloop van hun werkproces volgens nog niet bestaand beleid, en vervolgens meedenken over wat de ICT zou moeten doen. Als je al jaren een ander werkproces volgt, is dat heel lastig. Van het bouwteam vroeg het zowel grote flexibiliteit als vasthoudendheid. Het systeem moest intern blijven kloppen en tegelijkertijd optimaal zijn ingericht voor gebruikers.

Stuurkunst

Het allerbelangrijkste kenmerk van de succesvolle AERIUS-aanpak is de hand-in-handverlopende ontwikkeling van beleid, uitvoering en ICT. Wij geloven dat deze aanpak ook in andere zogenaamde “I-intensieve processen” het verschil kan maken. Al was het maar vanuit het eenvoudige principe dat alles wat je aan de voorkant goed regelt, heel veel tijd bespaart ten opzicht van een situatie waarin je aan de achterkant zaken moet repareren. De stuurkunst die nodig is om dat voor elkaar te krijgen past bij Wing.

In mijn volgende blog leest u meer over de AERIUS-aanpak en het betrekken van toekomstige gebruikers bij de ontwikkeling van het instrument.